1.項目背景
、企事業(yè)單位、園區(qū)、寫字樓等一貫重視辦公場所的安全、有序運行，對在大廈辦公的內(nèi)部人員實行嚴(yán)格的刷卡授權(quán)出入、對來訪客人實行登記放行制度。
我們以人流量較大，比較典型的寫字樓為例介紹下本vx訪客系統(tǒng)，寫字樓隨著業(yè)主單位的大量入住，每日到訪的訪客人數(shù)逐步攀升，加上目前采用純手工的登記方式，導(dǎo)致在接待處的訪客登記效率下降，排隊等候時間過長等問題，影響物業(yè)業(yè)務(wù)的開展與物業(yè)形象，急需對現(xiàn)有的訪客管理模式進(jìn)行升級改造，以更的技術(shù)、更合理的流程，在不降低安全標(biāo)準(zhǔn)的前提下，提率、提升訪客體驗、更好的展示物業(yè)形象。
2.現(xiàn)狀分析
2.1現(xiàn)有訪客接待流程
目前大多數(shù)的訪客接待流程和方式如下：
1)使用傳統(tǒng)的訪客一體機(jī)登記方式。
2)訪客實時到前臺排隊人工登記。
流程如下：
前臺接待員詢問訪客信息、來訪事由、受訪者姓名等填寫訪客登記信息。
前臺電話與被訪問者確認(rèn)允許訪問后，押身份證。
前臺接待員填寫訪客信息，為訪客打印訪客憑條開啟門禁通行。
2.2訪客存在的問題分析
結(jié)合現(xiàn)有的訪客登記流程、登記系統(tǒng)，通過對實地調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)市面上的訪客系統(tǒng)大多存在如下問題：
1)前臺無法得知來訪客人具體的來訪事宜、被訪問者是誰，逐個詢問來訪客人、整個過程較為繁瑣，效率低下且不禮貌。
2)前臺無法有效的核實來訪人員的真實身份。
3)需接待員逐一為訪客手動開啟門禁，增加了接待員的工作量。
4)某一時間段內(nèi)有多少訪客，需手動翻閱記錄本，手工統(tǒng)計，工作量大，效率低。
5)安裝有傳統(tǒng)訪客一體機(jī)的不能多點登錄，不能遠(yuǎn)程登錄，不能根據(jù)權(quán)限自助查詢訪客記錄。
3.系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)
建設(shè)一套基于內(nèi)部人員使用原有刷卡進(jìn)出，增加來訪人員vx預(yù)約模式使用二維碼及身份證進(jìn)出的訪客管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對訪客的管理。同時系統(tǒng)將采用部署在我方云服務(wù)器或物業(yè)方租用服務(wù)器的方式，與物業(yè)的vx公眾號實現(xiàn)對接，具體的建設(shè)目標(biāo)如下：
1）實現(xiàn)訪客人員經(jīng)授權(quán)后掃二維碼或刷身份證進(jìn)出。
2）實現(xiàn)業(yè)主授權(quán)、訪客信息、出入行為的全過程記錄追溯，責(zé)任落實到人。
3）低物業(yè)管理的工作強(qiáng)度，且不降低目前對訪客管理的安全標(biāo)準(zhǔn)。
4）訪客流程設(shè)計簡單實用，訪客接待驗證流程的效率提升80%以上。
4.需求分析
根據(jù)目前的需求做了以下分析：
1）建立一套全網(wǎng)的信息化工具“vx訪客門禁管理系統(tǒng)”，解決外訪人員訪問等問題。
2）縮短外訪人員前臺登記確認(rèn)和樓層接待人員的等候時間，同時確保安保要求，實現(xiàn)方便快捷、閉環(huán)的全業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求。
3）通過vx訪客管理系統(tǒng)對訪客全程監(jiān)控，讓管理人員隨時了解現(xiàn)場情況，及時處理突發(fā)事件，并將所有數(shù)據(jù)保存在系統(tǒng)中以備復(fù)查。
4）智能化的vx訪客門禁管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)諸多效益價值，增加物業(yè)方公眾號活躍度，同時給用戶更豐富友好的體驗感，從而更好地實現(xiàn)物業(yè)對外的智慧化形象。
5）訪客門禁管理系統(tǒng)解決方案


5.1內(nèi)部員工vx業(yè)務(wù)綁定
由物業(yè)公司根據(jù)入駐公司信息表導(dǎo)入信息后，向業(yè)主各公司分配帳號，各公司根據(jù)物業(yè)分配的管理帳號自行管理本公司員工。


5.2訪客管理系統(tǒng)管理流程
我們根據(jù)實際應(yīng)用的幾種場景，制定了本項目的訪客系統(tǒng)管理流程如下：
5.2.1 邀請訪問場景（熟人模式：業(yè)主邀請客人來訪）
如是業(yè)主單位的客人或貴賓等，通過業(yè)主單位向客人發(fā)出邀請訪問，盡顯對客人的尊重，具體操作流程如下：
1)經(jīng)綁定的業(yè)主單位在vx邀請訪客頁面，填寫訪客相關(guān)信息，訪問期限，然后提交，發(fā)出邀請訪問；
2)提交邀請訪問后，系統(tǒng)生成可附帶地理坐標(biāo)（包括地址、樓層、房間號，并可使用直接使用地圖導(dǎo)航），訪客日期等消息提醒的二維碼（頁面支持發(fā)送短信，訪客點擊短信短鏈接，生成二維碼）通過vx好友用vx的方式發(fā)送給訪客，二維碼只能在有效時間段內(nèi)使用。
3)訪客到達(dá)現(xiàn)場，使用二維碼直接在閘機(jī)上刷碼通行。
4)二維碼可在系統(tǒng)中設(shè)定訪問有效期或次數(shù)。
5)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢到某個時間段內(nèi)全部訪客信息，以及由誰發(fā)出的邀請，責(zé)任落實到個人；


5.2.2預(yù)約訪問場景（客人申請來訪）
客人在訪問活動前，可預(yù)約登記訪客事由，具體操作流程如下：
1)客人關(guān)注vx公眾號后在vx訪客登記頁面，填寫訪問業(yè)主的信息、手機(jī)hao（必填，根據(jù)手機(jī)hao匹配被訪者）等相關(guān)信息然后提交，發(fā)出預(yù)約訪問請求；
2)提交預(yù)約訪問申請后，公眾號會將訪客信息以vx形式推送給訪問業(yè)主，經(jīng)審核通過后，系統(tǒng)向訪客vx上推送生成的二維碼。
3)訪客到達(dá)現(xiàn)場，使用二維碼直接在門禁上刷碼通行。
4)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢到某個時間段內(nèi)訪客信息，以及由誰審核的訪問，責(zé)任落實到個人
5.2.3現(xiàn)場登記訪問場景（無預(yù)約，有身份證）
客人于現(xiàn)場登記（無預(yù)約）在訪問活動前，具體操作流程如下：
1)訪客到達(dá)現(xiàn)場，接待員同業(yè)主單位進(jìn)行電話溝通確認(rèn)是否允許訪問；
2)業(yè)主單位同意訪問后，訪客出示身份證，接待員刷訪客身份證，登記訪客身份。
3)系統(tǒng)拍照，保存訪問信息，訪客刷身份證通過閘機(jī)門禁，訪問通行；
4)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢到某個時間段內(nèi)訪客信息，業(yè)主單位的訪客信息，以及審核的訪問，責(zé)任落實到個人。


5.2.4現(xiàn)場登記訪問場景（無預(yù)約，未帶身份或外籍人士）
如果訪客到訪時未帶身份證或是外籍人士，處理流程如下：
1）前臺接待員通過電話與業(yè)主單位聯(lián)系核實，是否允許訪問；
2）業(yè)主單位同意訪問后，前臺手工輸入訪客信息后，系統(tǒng)對訪客進(jìn)行拍照，打印帶有二維碼的訪客條，或向客人登記的手機(jī)hao發(fā)送一條帶二維碼鏈接的短信，客人點擊生成二維碼，刷閘機(jī)通行；
5.2.5批量訪問場景
當(dāng)業(yè)主單位組織有大型會議或在某一時間段內(nèi)有大批量客人來訪，由于訪客人數(shù)眾多，可由會議組織者提前整理訪客信息，導(dǎo)入系統(tǒng)，具體流程如下：
1)業(yè)主單位會議組織者可提前在系統(tǒng)里發(fā)起邀請，設(shè)置訪問期限，生成可附帶地理坐標(biāo)及可訪客日期等消息提醒的二維碼或短信邀請碼，由業(yè)主單位向訪客發(fā)送二維碼或短信邀請碼；如有業(yè)主單位備有參會卡，邀請卡等，還可以將二維碼印刷在上面，展示物業(yè)檔次。
2)訪客到達(dá)現(xiàn)場，使用二維碼直接在門禁上依次刷碼通行。訪客進(jìn)入后本系統(tǒng)可將此作為會議簽到依據(jù)向會議組織者提供；
3)物業(yè)能在系統(tǒng)內(nèi)查詢到某個時間段內(nèi)訪客信息，業(yè)主單位的訪客信息，以及由誰發(fā)出的邀請，責(zé)任落實到個人。
5.2.6訪客黑名單
訪客的訪問行為可能為產(chǎn)品推銷、廣告、貸款、甚至騷擾等：系統(tǒng)可設(shè)定：列入黑名單，不能再預(yù)約等，減少一些對業(yè)主不必要的干擾。同樣黑名單可以清除。
成都訪客系統(tǒng) 訪客一體機(jī) 門禁授權(quán)管理 訪客自助簽入 訪客自助簽出 訪客管理系統(tǒng)

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